○国分寺市秘密文書処理規程
平成元年3月8日
訓令第4号
(趣旨)
第1条 秘密の取扱いを要する文書の処理については、国分寺市文書管理規程(平成元年訓令第3号)等に定めるもののほか、この規程の定めるところによる。
2 この規程は、職員が職務上知り得た秘密として漏らしてはならない情報が記載されている文書を取り扱う上で基準となるものである。
(令和5年訓令第11号・一部改正)
(秘密文書の範囲)
第2条 この規程において「文書」とは、国分寺市文書管理規則(平成12年規則第30号)第2条(定義)第3号に規定する文書等をいう。
2 この規程において、秘密の取扱いを要する文書とは、秘密文書及び時期(終期が確定しているものに限る。)を限って秘密の取扱いをする時限秘の秘密文書(以下「秘密文書」という。)をいう。
(1) 法令又は条例の規定により秘密として取り扱うものとされている文書
(2) 個人及び法人(国及び地方公共団体を除く。)その他の団体(以下「法人等」という。)の利益に関わる文書
ア 特定の個人が識別され得る文書(何人も閲覧できるもの、公表を目的としているもの等を除く。)
イ 法人等に関する情報で、公開することにより当該法人等の競争上又は事業運営上の地位が明らかに損なわれると認められる情報を記載した文書
(3) 行政の公正又は円滑な運営の確保に係る文書
ア 国若しくは地方公共団体又は公共的団体(以下「国等」という。)との協議、協力、調査等により作成し、又は取得した情報で、漏らすことにより、国等との協力関係又は信頼関係が損なわれると認められる情報を記載した文書
イ 漏らすことにより、行政委員会、市の執行機関の附属機関及び専門委員等の公正又は円滑な議事運営が著しく損なわれると認められる情報を記載した文書
ウ 漏らすことにより、行政の公正かつ適正な執行又は意思形成に支障が生ずると認められる情報を記載した文書
(4) 人の生命、身体、財産又は社会的な地位の保護その他公共の安全と秩序の維持に支障が生ずるおそれがある情報を記載した文書
(平成2年訓令第3号・平成9年訓令第3号・平成23年訓令第8号・令和5年訓令第11号・一部改正)
(秘密文書の指定等)
第3条 秘密文書の指定は、当該事案を所管する決裁責任者が行う。
2 決裁責任者は、当該文書を作成するとき及び当該文書を収受したときに秘密文書の指定を行うものとする。
3 起案者又は事案担当者(決裁責任者を除く。)は、起案文書又は作成若しくは収受した文書の秘密保持の要否につき疑義があるときは、直ちに、決裁責任者の指示を受けなければならない。
(平成2年訓令第3号・平成9年訓令第3号・一部改正)
(秘密文書の表示)
第4条 決裁責任者は、秘密文書について、「秘密」若しくは「秘」又は「時限秘」若しくは「時秘」の文字を朱又は赤色で表示しなければならない。ただし、電子計算機を利用して秘密文書を表示する場合は、朱又は赤色以外の色で表示することができる。
2 時限秘の秘密文書は、秘密の取扱いを要する期限を明記しなければならない。
(平成2年訓令第3号・平成23年訓令第8号・令和5年訓令第11号・一部改正)
(秘密文書の指定の解除)
第5条 決裁責任者は、秘密文書について、秘密の取扱いを要しなくなったとき又は国分寺市情報公開条例(平成11年条例第33号)第7条(公開請求に対する決定)第1項の規定に基づき当該文書の公開の決定があったときは、秘密文書の指定を解除する。
2 前項の規定にかかわらず、時限秘の秘密文書にあっては、当該期限の到来により、指定が解除されたものとみなす。
(平成2年訓令第3号・平成9年訓令第3号・平成12訓令第1号・一部改正)
(秘密文書の取扱い)
第6条 秘密文書を取り扱うときは、当該秘密文書の記載内容が外部に漏れることのないように細心の注意を払わなければならない。
(平成9年訓令第3号・平成12年訓令第1号・令和5年訓令第11号・一部改正)
(秘密文書の作成、配布等)
第7条 秘密文書の作成及び配布に際しては、その作成部数及び配布先を明らかにしておかなければならない。
2 秘密文書の全部又は一部を複写する場合は、決裁責任者の許可を受けなければならない。
3 前項の規定により、決裁責任者の許可を受けて秘密文書を複写した場合は、当該複写したものを当該秘密文書と同一の秘密文書とみなす。
(平成2年訓令第3号・一部改正)
(秘密文書の保管)
第8条 秘密文書の保管は、決裁責任者が行い、秘密の保持に努めなければならない。
(委任)
第9条 この規程に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。
(令和5年訓令第11号・追加)
付則
この訓令は、平成元年4月1日から施行する。
付則(平成2年訓令第3号)
この訓令は、平成2年2月1日から施行する。
附則(平成9年訓令第3号)
この訓令は、平成9年4月1日から施行する。
附則(平成12年訓令第1号)
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
附則(平成23年訓令第8号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(令和5年訓令第11号)
この訓令は、令和5年4月1日から施行する。