○国分寺市立学校文書管理規程

平成13年2月22日

教委訓令第1号

(趣旨)

第1条 この規程は,国分寺市立の小学校及び中学校(以下「学校」という。)における文書の取扱いについて,円滑,かつ,適正な実施を図るために基本的な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この規程において,次の各号に掲げる用語の意義は,当該各号に定めるところによる。

(1) 文書 職員が職務上作成し,又は取得した文書,図面,写真,フィルム等をいう。

(2) 職員 学校に勤務する全ての職員をいう。

(文書の取扱いの原則)

第3条 職員は,文書の取扱いについて迅速・正確,かつ,公正でなくてはならない。

2 職員は,常に文書の所在及び処理状況を明らかにし,汚損・紛失のないように注意しなければならない。

3 職員は,非常災害時に対して措置を講じておかなければならない。

4 職員は,文書を校長の許可を受けずに校外に持ち出してはならない。

(校長の職務)

第4条 校長は,学校における文書の取扱が適正,かつ,円滑に行われるように指導監督する。

(文書主任)

第5条 学校及び学校事務共同事務室(国分寺市公立学校の管理運営に関する規則(昭和35年教委規則第6号)第11条の2(学校事務共同事務室)第1項の学校事務共同事務室をいう。)(以下「学校等」という。)に文書主任を置く。

2 文書主任は,校長が指定する者をもって充てる。

3 文書主任は,当該学校等における次に掲げる事務に従事する。

(1) 文書の収受及び発送に関すること。

(2) 文書の処理の促進に関すること。

(3) 文書の審査に関すること。

(4) 文書の整理,保管,保存及び廃棄に関すること。

(5) 文書事務の指導及び改善に関すること。

(6) その他文書事務に関し必要なこと。

(平成30年教委訓令第1号・一部改正)

(文書管理帳票)

第6条 文書の管理に要する帳票は,次のとおりとする。

(1) 文書収受簿(様式第1号)

(2) 特殊文書収受簿(様式第2号)

(3) 文書発送簿(様式第3号)

(4) 文書廃棄簿(様式第4号)

(文書の記号及び番号)

第7条 収受又は発送する文書には,学校等ごとに番号を付さなければならない。ただし,軽易な文書については,この限りでない。

2 収受文書に基づいて発する文書には,市の頭文字,当該学校等を表す文字及び「収」の記号を付し,当該文書の収受番号を記入しなければならない。

3 発送文書には,市の頭文字,当該学校等を表す文字及び「発」の記号を付し,当該文書の発送番号を記入しなければならない。

4 収受番号及び発送番号は,毎年4月1日に第1号から一連番号により付し,翌年3月31日に止める。

5 前項の規定にかかわらず,事案の発端となった文書と一連のものとして管理する必要のあるものを作成した場合において,特に枝番号を付することにより管理する必要があるときは,当該事業の発端となった文書の収受番号及び発送番号の枝番号を用いることができる。

(平成30年教委訓令第1号・一部改正)

(収受及び配布)

第8条 学校等に到達した文書は,次の方法により文書主任において収受の手続をとらなければならない。

(1) 一般文書は,開封のうえ,文書収受印(様式第5号)及び供覧印(様式第6号)を押し,文書収受簿に必要な事項を記載し,収受番号を記入する。ただし,軽易な文書については,文書収受簿への記載及び供覧印を省略することができる。

(2) 親展文書等は,開封せずに収受印を押し,特殊文書収受簿に必要な事項を記載し,受領印を受けてあて名人へ引き渡す。

(3) 親展文書等が閲了後一般文書として回付されたときは,文書主任は,第1号の例により,収受の手続をとらなければならない。

2 副校長は,収受の手続の終了した一般文書を担当者へ配布する。

(平成20年教委訓令第9号・平成30年教委訓令第1号・一部改正)

(起案)

第9条 事案の処理は,文書による。

2 起案は,別に定める起案用紙(様式第7号)により,国分寺市公文規程(平成2年訓令第1号)の例により平易明確に行わなければならない。

3 前項の規定にかかわらず,軽易,かつ,定例的に取り扱う事案は,起案用紙を用いず,その文書の余白等を利用して処理することができる。

4 起案文書には,必要に応じ,起案の理由及び事案の経過を明らかにする資料を添えなければならない。

5 緊急を要する文書は,校長の指示を受け,通常の手続によらずに処理することができる。ただし,事後に所定の手続をとらなければならない。

6 前各項に定めるもののほか起案について必要な事項は,別に定める。

(秘密を要する文書)

第10条 秘密を要する文書の取扱いは,国分寺市秘密文書処理規程(平成元年訓令第4号)の例による。

(事案の決定等の方法)

第11条 事案の決定等は,国分寺市立学校事案決定規程(平成12年訓令第1号)により行う。

(公印)

第12条 発送を要する文書は,国分寺市教育委員会公印規程(平成5年教委訓令第7号)に定めるところにより公印を押さなければならない。ただし,軽易な文書については,公印の押印を省略することができる。

2 対内文書については,特に定めのあるものを除き,公印の押印を省略することができる。

(発送)

第13条 文書の発送方法は,郵便,使送便によるものとし,必要に応じて文書発送簿に所要事項を記入する。

(整理及び保管)

第14条 文書主任は,処理が完結した文書又は処理中の文書を,別に定める文書分類表及び文書管理表に基づき整理・分類して保管する。

(保存期間)

第15条 文書の保存期間の区分は,次の各号に定める区分とする。

(1) 永年

(2) 10年

(3) 5年

(4) 3年

(5) 1年

2 前項の規定にかかわらず,法令,条例又は規則に保存期間の定めがある場合は,これによる。

3 文書の保存期間は,当該文書の完結した日の属する会計年度の翌年度の4月1日から起算する。

(閲覧)

第16条 文書を閲覧しようとする者(職員を除く。)は,校長の許可を受けなければならない。

(廃棄)

第17条 保存及び保管を要しない文書は,適宜廃棄しなければならない。

2 保存期間を経過した文書は,文書廃棄簿に必要な事項を記載のうえ,速やかに,廃棄しなければならない。

3 文書の廃棄に際しては,必要に応じて判読を不可能とする処置を講じなければならない。

4 保存期間を経過した文書でなお保存の必要があると認めるものは,校長は,さらに期限を定めて保存することができる。

(その他)

第18条 文書の管理及び取扱いに関しこの規程に定めのない事項については,国分寺市文書管理規則(平成12年規則第30号)及び国分寺市文書管理規程(平成元年訓令第3号)の例による。

附 則

この規程は,平成13年9月1日から施行する。

附 則(平成14年教委訓令第4号)

この訓令は,平成14年4月1日から施行する。

附 則(平成20年教委訓令第9号)

この訓令は,平成20年4月1日から施行する。

附 則(平成30年教委訓令第1号)

この訓令は,平成30年4月1日から施行する。

様式第1号(第6条関係)

 略

様式第2号(第6条関係)

 略

様式第3号(第6条関係)

 略

様式第4号(第6条関係)

 略

様式第5号(第8条関係)

 略

様式第6号(第8条関係)

(平成20年教委訓令第9号・一部改正)

 略

様式第7号(第9条関係)

(平成14年教委訓令第4号・全改,平成20年教委訓令第9号・一部改正)

 略

国分寺市立学校文書管理規程

平成13年2月22日 教育委員会訓令第1号

(平成30年4月1日施行)