○国分寺市総合行政ネットワーク文書管理規程
平成16年3月31日
訓令第8号
(趣旨)
第1条 この規程は、国分寺市文書管理規則(平成12年規則第30号。以下「規則」という。)及び国分寺市文書管理規程(平成元年訓令第3号。以下「規程」という。)に定めるもののほか、規則第2条(定義)第3号に規定する文書等のうち総合行政ネットワークにより交換する文書の取扱いに関し必要な事項を定めるものとする。
(平成23年訓令第8号・一部改正)
(1) 総合行政ネットワーク 地方公共団体を相互に接続する行政専用のネットワークであって、国の各府省庁を結ぶ府省庁間ネットワークとも接続するネットワークをいう。
(2) 総合行政ネットワーク文書 総合行政ネットワークの文書交換システム(以下「交換システム」という。)により交換する電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。)をいう。
(3) 電子署名 電子署名及び認証業務に関する法律(平成12年法律第102号)第2条(定義)第1項に規定する電子署名をいう。
(総合行政ネットワーク文書の受信)
第3条 総合行政ネットワーク文書は、政策部情報管理課長(以下「情報管理課長」という。)が受信するものとする。
2 総合行政ネットワーク文書の受信日は、交換システムに当該総合行政ネットワーク文書が記録された日とする。
3 情報管理課長は、第1項の規定により総合行政ネットワーク文書を受信したときは、次のとおり処理するものとする。
(1) 電子署名が付与されているときは、当該電子署名を検証すること。
(2) 内容を確認し、形式上誤りがないときは受領通知を、形式上誤りがあるときは否認通知を、当該文書の発信者に対し、それぞれ送信すること。
(平成23年訓令第8号・平成26年訓令第16号・一部改正)
(総合行政ネットワーク文書の配信)
第4条 情報管理課長は、前条第3項第2号の規定により受領通知を送信したときは、当該総合行政ネットワーク文書を所管する課(国分寺市組織規則(昭和48年規則第21号)第2条(課等の設置)に規定する課及び情報管理課長が指定する同規則第5条(職の設置)第2項に規定する担当課長をいう。)に配信するものとする。
(平成26年訓令第16号・一部改正)
(平成23年訓令第8号・一部改正)
(電子署名)
第6条 規程第25条(公印)の規定にかかわらず、総合行政ネットワーク文書は、電子署名を付与するものとする。ただし、軽易なものは、これを省略することができる。
2 電子署名を付与するために必要な事項は、別に定める。
(平成23年訓令第8号・一部改正)
(総合行政ネットワーク文書の送信)
第7条 総合行政ネットワークに加入する団体に発送する文書は、交換システムにより送信することができる。
2 総合行政ネットワーク文書を発送する者は、当該総合行政ネットワーク文書に決裁済みの文書を添えて規則第2条第5号に規定する文書管理システム(以下「文書管理システム」という。)により情報管理課長に提出するものとする。
3 情報管理課長は、前項の規定により提出された総合行政ネットワーク文書を審査し、送信するものとする。
(平成23年訓令第8号・平成26年訓令第16号・一部改正)
(総合行政ネットワーク文書の保管及び保存)
第8条 規則第7条(文書管理責任者)に規定する文書管理責任者(以下「文書管理責任者」という。)は、完結した総合行政ネットワーク文書を文書管理システムに保管及び保存するものとする。
2 文書管理責任者は、総合行政ネットワーク文書を改ざん、滅失、毀損、漏えい等を防止するための適切な措置を講じて保管及び保存するものとする。
3 総合行政ネットワーク文書の保存期間は、規則第13条(文書等の保存期間)の例による。
(平成23年訓令第8号・一部改正)
(総合行政ネットワーク文書の廃棄)
第9条 文書管理責任者は、所管する総合行政ネットワーク文書の保存期間が満了したときは、文書管理システムによる廃棄、消去、記録媒体の破壊等適切な方法により処理するものとする。
(平成23年訓令第8号・一部改正)
(委任)
第10条 この規程に定めるもののほか総合行政ネットワーク文書の取扱いに関し必要な事項は、別に定める。
附則
この規程は、平成16年4月1日から施行する。
附則(平成23年訓令第8号)抄
(施行期日)
1 この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
附則(平成26年訓令第16号)
この訓令は、平成26年4月1日から施行する。