○国分寺市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱規則

平成18年12月26日

規則第126号

(趣旨)

第1条 この規則は,住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条(国又は地方公共団体の機関の請求による住民基本台帳の一部の写しの閲覧)及び第11条の2(個人又は法人の申出による住民基本台帳の一部の写しの閲覧)に規定する住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関し,法令に定めるもののほか,必要な事項を定めるものとする。

(閲覧台帳)

第2条 閲覧に供する住民基本台帳の一部の写し(以下「閲覧台帳」という。)は,町名ごとに生年月日順に調製したものとする。ただし,市長が特に必要と認めるときは,別に調製したものとすることができる。

2 閲覧台帳は,毎年1月,4月,7月及び10月に改製するものとする。ただし,市長が必要と認めるときは,臨時に改製し,又は修正することができる。

(公益性)

第3条 法第11条の2第1項第2号の公益性が高いと認められるものは,閲覧により知り得た事項(以下「閲覧事項」という。)を用いて行われる活動の成果が社会に還元されると認められる等特段の事情があるものとする。

(市長が定める閲覧)

第4条 法第11条の2第1項第3号に規定する市長が定めるものは,閲覧以外の方法によっては行うことができないもので,次に掲げるものとする。

(1) 弁護士,司法書士,土地家屋調査士,税理士,社会保険労務士,弁理士,海事代理士及び行政書士が職務上行うもの

(2) その他市長が特に認めるもの

(法第11条第1項の規定による閲覧の請求)

第5条 法第11条第1項の規定による閲覧を請求する者(以下「請求者」という。)は,法第11条第1項の規定による閲覧を請求しようとするときは,同条第2項に定める事項を明らかにした公文書又は住民基本台帳閲覧請求書(様式第1号)を市長に提出しなければならない。

(平成19年規則第64号・一部改正)

(法第11条の2第1項の規定による閲覧の申出)

第6条 法第11条の2第1項の規定による閲覧を申し出る者(共同して閲覧を申し出る者を含む。以下「申出者」という。)は,法第11条の2第1項の規定による閲覧を申し出ようとするときは,住民基本台帳閲覧申出書(様式第2号。以下「閲覧申出書」という。)に申出者について別表に掲げる事項を誓約する誓約書,申出者が定めた閲覧事項その他個人情報の保護に関する規程の写し(以下「規程の写し」という。)及び次の各号の区分に応じて当該各号に定める書類を添付して市長に提出しなければならない。ただし,規程の写しを提出することができない場合で質問等により閲覧事項の取扱い(閲覧事項を収集し,保管し,及び利用することをいう。以下同じ。)について適切に行われていることを市長が確認できたときは,規程の写しを提出したものとみなす。

(1) 閲覧事項が特定の個人のものに限られる場合 当該個人と申出者との関係を明らかにできる書類その他閲覧の目的の真実性を証明する資料

(2) 閲覧事項が不特定の個人のものである場合 閲覧事項を利用して行おうとする調査等に係る調査用紙その他閲覧の目的の真実性を証明する資料

(3) 申出者が閲覧について代理権を付与され,又は委託されている場合 閲覧に係る代理契約書,委託契約書その他当該閲覧業務について契約関係を明らかにできる書類

(4) 共同して閲覧を申し出る者(以下「共同申出者」という。)がある場合 住民基本台帳閲覧共同申出者申出書(様式第3号)この場合において,共同申出者に係る閲覧申出書の提出は要しない。

(5) 法第11条の2第4項に規定する個人閲覧事項取扱者(以下「個人閲覧事項取扱者」という。)に閲覧事項を取り扱わせる場合 住民基本台帳個人閲覧事項取扱者申出書(様式第4号),当該個人閲覧事項取扱者について別表に掲げる事項を誓約する誓約書及び当該個人閲覧事項取扱者が定めた規程の写し

(6) 申出者又は個人閲覧事項取扱者が個人である場合 これらの者について官公署が発行した有効期限内の写真付きの免許証,許可証,証明書その他の本人確認ができる身分証明書等(以下「身分証明書等」という。)の写し

(7) 申出者又は個人閲覧事項取扱者が法人等(官公署を除く。以下この項において同じ。)である場合 当該法人等に対し,登記事項証明書(商業登記法(昭和38年法律第125号)第10条(登記事項証明書の交付等)第1項に規定するものをいう。)その他の法人等の概要等を示した書類

(8) 前各号に掲げるもののほか,市長が特に必要と認めるもの

2 前項第3号の場合において,閲覧について代理権を付与し,又は委託している者においても閲覧事項を取り扱うときは,当該閲覧について代理権を付与し,又は委託している者は,共同申出者とみなす。

3 第1項に掲げる書類は,閲覧しようとする日(以下「閲覧日」という。)の30日前から14日前までに市長が指定する方法により提出しなければならない。ただし,閲覧日の30日前から14日前までに提出することが困難な場合であって,市長が特別の事情があると認めるときは,別に指定する日までに提出しなければならない。

(平成19年規則第64号・一部改正)

(申出時の本人確認)

第7条 市長は,前条第1項の規定により閲覧の申出があったときは,閲覧申出書を提出した者に対し,身分証明書等の提示を求め,その者が本人であることの確認を行うものとする。

(閲覧の決定)

第8条 市長は,第6条第1項の申出があったときは,その内容等を審査し,その結果を閲覧日の前日までに閲覧申出審査決定通知書(様式第5号)により当該申出者に通知するものとする。この場合において,当該申出に係る閲覧を許可するときは,法第11条の2第2項第3号に規定する閲覧者(以下「閲覧者」という。)に閲覧者照会書(様式第6号)を送付するものとする。

(閲覧者の変更等)

第9条 閲覧者が疾病等やむを得ない事情により閲覧することができないときは,申出者は,閲覧日の前日までに当該閲覧者の変更又は閲覧の中止について閲覧者変更等申出書(様式第7号)により市長に申し出なければならない。

(閲覧者の本人確認)

第10条 市長は,閲覧者に閲覧させるときは,次の各号の区分に応じて当該各号に掲げる方法により,その者が本人であることの確認を行うものとする。

(1) 閲覧者が国又は地方公共団体の職員であるとき 閲覧者の属する国又は地方公共団体の機関の職員であることを証する顔写真付き職員証明書等の提示

(2) 閲覧者が個人又は法人等の職員等であるとき 第8条に規定する閲覧申出審査決定通知書,閲覧者照会書及び当該閲覧者に係る身分証明書等の提示

(閲覧の拒否)

第11条 法第11条第1項又は法第11条の2第1項の規定にかかわらず,次の各号のいずれかに該当するときは,市長は,閲覧を拒むものとする。

(1) 請求者,申出者又は閲覧者において,第17条の規定により閲覧を中止させられたことがあるとき。ただし,市長が特別の事情があると認めるときは,この限りでない。

(2) 請求事由等が偽りであるもの又は他人の名義等の利用による閲覧の請求若しくは申出その他不正の手段により閲覧しようとするとき。

(3) 天災等により閲覧台帳が亡失又はき損したとき。

(4) 閲覧者が競合したとき。

(5) その他閲覧を拒むに足りる相当な理由があると認められるとき。

(閲覧日時)

第12条 法第11条の2第1項の規定による閲覧において,閲覧することができる時間は,火曜日から木曜日まで(国分寺市の休日に関する条例(平成元年条例第2号)第1条(国分寺市の休日)第1項各号に規定する日及びその翌日を除く。)の午前又は午後を1単位として,午前は午前8時45分から午前11時45分までとし,午後は午後1時15分から午後4時15分までとする。ただし,市長が必要と認めるときは,これを変更することができる。

(閲覧場所)

第13条 閲覧は,市長が指定した場所において行う。

(閲覧における禁止行為)

第14条 閲覧者は,閲覧台帳の内容を記録するときは,住民基本台帳閲覧記入用紙(様式第8号。以下「記入用紙」という。)以外の用紙を使用してはならない。

2 閲覧者は,閲覧に際し,次に掲げる機器を使用してはならない。

(1) パーソナルコンピュータ,携帯電話その他これに準ずる機器

(2) 映像撮影機器

(3) 複写機

(4) その他市長が指定する機器

3 閲覧者は,市長の指示に反し,閲覧場所の秩序を乱す行為をしてはならない。

(禁止行為に対する閲覧事項の管理)

第15条 市長は,閲覧者が前条第1項に定める記入用紙以外の用紙を用いて閲覧事項を記録しているときは,当該用紙のうち記録した部分を職員の立会いのもとで消去を閲覧者に命ずるものとする。

2 市長は,閲覧者が前条第2項各号に定める機器を用いているときは,当該機器の記録媒体のうち当該閲覧時に記録した部分について職員の立会いのもとで消去することを閲覧者に命ずるものとする。

(記入用紙の提示)

第16条 閲覧台帳に記載されている内容を記録した閲覧者は,閲覧を終了したときは,当該記録した記入用紙を市長に提示しなければならない。

2 市長は,前項の規定により提示された記入用紙を複写し,第6条第1項の規定により提出された書類とあわせて保存するものとする。

(閲覧の中止)

第17条 市長は閲覧の請求又は申出に応じた場合において,当該請求又は申出について偽りその他不正の手段で行われたことが判明したとき,閲覧者が市長の指示に従わないときその他閲覧を拒むに足りる相当な理由があると認められるときは,閲覧の途中であっても閲覧を中止させることができる。

(簡易裁判所への通知)

第18条 市長は,請求者,申出者又は閲覧者が第11条第2号に該当することが明らかになったときは,速やかに簡易裁判所に通知しなければならない。

(調査等)

第19条 市長は,必要があると認めるときは,閲覧により知り得た情報の収集,保管,管理及び利用について当該請求者,申出者,閲覧者等から事情を聴き,又は当該請求者,申出者,閲覧者等に対し調査を行い,報告をさせる等必要な措置を講ずることができる。

(閲覧状況の公表)

第20条 市長は,閲覧の状況について,毎年9月に法第11条第3項及び第11条の2第12項に基づき公表を行うものとする。

(委任)

第21条 この規則に定めるもののほか必要な事項は,別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この規則は,公布の日から施行する。

(経過措置)

2 この規則の施行の際,この規則による改正前の国分寺市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱規則の規定により請求したものについては,この規則による改正後の国分寺市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱規則の規定により請求又は申出したものとみなす。

附 則(平成19年規則第64号)

この規則は,公布の日から施行する。

附 則(平成28年規則第55号)

(施行期日)

1 この規則は,平成28年4月1日から施行する。

(経過措置)

2 この規則の施行の際,この規則による改正前の様式で,現に用紙が残存しているものに限り,必要な訂正を加えて,これを使用することができる。

別表(第6条関係)

誓約事項

(1) 閲覧事項保護管理者を選任し,閲覧事項の取扱いを適切に行うこと。

(2) 閲覧事項を閲覧請求書に記載した閲覧目的以外に使用し,又は申出者以外の者に提供しないこと。

(3) 閲覧事項の漏えい,滅失等について適切な防止措置を講じること。

(4) 閲覧事項の取扱いを他の者に委託する場合には,当該受託者が閲覧事項の取扱いを適正に行うよう指導監督すること。

(5) 閲覧により取得した情報を保有する必要がなくなったときは,速やかに適切な方法により情報の廃棄又は消除を行うこと。

(6) 閲覧事項の取扱いについて,当該閲覧事項に係る苦情があったときは,誠実に対応すること。

(7) 閲覧事項を記入するときは,市が提供する記入用紙を用い,記入用紙に記録する方法以外で記録したときは,その記録の消去について市の求めに応じること。

様式第1号(第5条関係)

(平成19年規則第64号・一部改正)

 略

様式第2号(第6条関係)

 略

様式第3号(第6条関係)

 略

様式第4号(第6条関係)

 略

様式第5号(第8条関係)

(平成28年規則第55号・全改)

 略

様式第6号(第8条関係)

 略

様式第7号(第9条関係)

 略

様式第8号(第14条関係)

 略

国分寺市住民基本台帳の一部の写しの閲覧に関する事務取扱規則

平成18年12月26日 規則第126号

(平成28年4月1日施行)

体系情報
第6編 市民生活/第1章 住民基本台帳・戸籍・印鑑
沿革情報
平成18年12月26日 規則第126号
平成19年7月24日 規則第64号
平成28年3月31日 規則第55号