○国分寺市電磁的記録管理規程

平成19年3月29日

訓令第6号

(趣旨)

第1条 この規程は,国分寺市文書管理規則(平成12年規則第30号。以下「規則」という。)及び国分寺市文書管理規程(平成元年訓令第3号。以下「規程」という。)に定めるもののほか,規則第19条(電磁的記録の取扱い)の規定に基づき電磁的記録の管理に関し必要な事項を定めるものとする。

(平成23年訓令第8号・一部改正)

(定義)

第2条 この規程において「電磁的記録」とは,規則第2条(定義)第3号に定める電磁的記録のうち次のものに記録されるものをいう。

(1) 磁気テープ(リール式,カートリッジ式等のもので,DATを含むものとする。)

(2) 磁気ディスク(フロッピーディスク,ハードディスク等をいう。)

(3) 録音テープ(カセットテープ等をいう。)

(4) 録画テープ(ビデオテープ等をいう。)

(5) 光ディスク(CD―ROM,DVD―ROM等をいう。)

(6) 光磁気ディスク(MO等をいう。)

(7) フラッシュメモリ(メモリーカード,スマートメディア,SDカード,メモリースティック等をいう。)

(平成23年訓令第8号・一部改正)

(電磁的記録の取扱い)

第3条 電磁的記録は,盗用,改ざん,滅失,毀損,漏えいその他不適正な取扱いをされないよう慎重に取り扱わなければならない。

2 不要になった電磁的記録は,当該電磁的記録の記録媒体の用法に従い,速やかに消去しなければならない。

(平成23年訓令第8号・一部改正)

(文書取扱担当者の責務)

第4条 規則第8条(文書取扱担当者)により指定された文書取扱担当者は,上司の命を受け,課における次に掲げる事務に従事する。

(1) 電磁的記録の作成,取得に関すること。

(2) 電磁的記録の保管に関すること。

(3) 電磁的記録の保存に関すること。

(4) 電磁的記録の廃棄に関すること。

(5) その他電磁的記録の管理に関し必要なこと。

(平成23年訓令第8号・一部改正)

(電磁的記録の分類)

第5条 電磁的記録は,規則別表第1文書分類基準表により分類するものとする。

(平成23年訓令第8号・一部改正)

(電磁的記録の保存期間)

第6条 電磁的記録の保存期間の区分は,規則第13条(文書等の保存期間)に定めるところによる。

(平成23年訓令第8号・一部改正)

(電磁的記録の管理)

第7条 電磁的記録は,課を単位とし,当該電磁的記録の記録媒体の形態と内容に応じて適切な場所及び方法で管理しなければならない。

2 電磁的記録は,原則として,会計年度ごとに管理するものとする。

(電磁的記録の保管等)

第8条 電磁的記録は,原則として,次の各号に掲げる記録媒体の区分に応じ,当該各号に定める方法により規則第7条(文書管理責任者)第1項に規定する文書管理責任者(以下「文書管理責任者」という。)が管理するものとする。

(1) フロッピーディスク,光ディスク,光磁気ディスク等 保存期間及び会計年度別に当該課の事務室において保管するものとする。

(2) ハードディスク 保存用ファイルを定め,保存期間及び会計年度別に保存するものとする。

(3) 録音テープ,録画テープ等 保存期間及び会計年度別に当該課の事務室において保管するものとする。

(平成23年訓令第8号・一部改正)

(電磁的記録管理簿)

第9条 文書管理責任者は,保存すべき電磁的記録に係る電磁的記録管理簿(別記様式。以下「管理簿」という。)を作成し,毎年度,規則第6条(統括文書管理者)第1項に規定する統括文書管理者に提出しなければならない。

(平成23年訓令第8号・一部改正)

(電磁的記録の破棄)

第10条 保存期間が満了した電磁的記録は,当該電磁的記録の記録媒体の性質に応じ,裁断,消去その他適切な方法により廃棄するものとする。

2 文書管理責任者は,前項の規定により電磁的記録を廃棄したときは,管理簿に記録しなければならない。

(委任)

第11条 この規程に定めるもののほか必要な事項は,別に定める。

附 則

この訓令は,平成19年4月1日から施行する。

附 則(平成23年訓令第8号)

(施行期日)

1 この訓令は,平成23年4月1日から施行する。

別記様式(第9条関係)

 略

国分寺市電磁的記録管理規程

平成19年3月29日 訓令第6号

(平成23年4月1日施行)