○国分寺市市長への手紙等事務取扱要綱

平成26年7月1日

要綱第13号

(趣旨)

第1条 この要綱は,市長への手紙及びその他市長宛の文書(以下「市長への手紙等」という。)の取扱いに関して必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条 この要綱において「市長への手紙」とは,市長への手紙専用封筒,市長へのファックス及び国分寺市ホームページ(以下「ホームページ」という。)の市長へのメールによる市民からの市政に対する意見,要望,苦情等(以下「意見等」という。)をいう。

2 この要綱において「その他市長宛の文書」とは,市長への手紙以外の市長宛の文書,ファクシミリ,電子メール,電話等による市民からの市政に対する意見等のうち,市長への手紙と同様に取り扱うことが適当と認めるものをいう。

(受付等)

第3条 市長への手紙等は,政策部政策法務課において受け付け,受付簿に必要事項を記入するものとする。

2 政策部政策法務担当課長(以下「政策法務担当課長」という。)は,前項の規定により受け付けた市長への手紙等を速やかに市長に回付するとともに,当該市長への手紙等の内容に関係する部署の課長又は課長相当職にある者(以下「課長等」という。)と協議の上,対応する部署(以下「所管課」という。)を決定するものとする。

3 政策法務担当課長は,前項の規定により所管課を決定したときは,その旨を当該所管課の課長等(以下「所管課長等」という。)に通知するものとする。

4 第1項の規定にかかわらず,次の各号のいずれかに該当するものについては,市長への手紙等として受け付けることを要しないものとする。

(1) 内容が不明なもの

(2) 特定の個人又は団体を誹謗ひぼう中傷するもの

(3) 公序良俗に反するもの

(4) 営利を目的とするもの

(5) その他市長への手紙等として受け付けることが適当でないと認めるもの

5 第1項の規定により受け付けた市長への手紙等のうち,次に掲げるものについては,回答することを要しないものとする。

(1) 住所,氏名等が明確でないもの

(2) 市政に関係のないもの

(3) 礼状

(4) 市長への手紙等の差出人(以下「差出人」という。)が回答を求めていないことが明らかなもの

(5) その他回答することが適当でないと認めるもの

6 同一人から繰り返し寄せられた同じ趣旨又は類似する内容の市長への手紙等の回答については,原則として3回を限度とする。

(回答書の作成等)

第4条 所管課長等は,市長への手紙等の内容について速やかに調査検討し,回答書(様式第1号)を作成するものとする。ただし,前条第5項各号に該当するものについては,必要に応じ,調査し,対応措置を講ずるものとする。

2 所管課長等は,回答書の作成に当たっては,次に掲げる事項を遵守するものとする。

(1) 市長への手紙等の内容について実現可能である場合は,その時期,方法等を明示すること。

(2) 市長への手紙等の内容について実現に時間を要するものについては,その見通し及び実現までの対応策等について明示すること。

(3) 市長への手紙等の内容について実現が困難であるものについては,その理由を明示すること。

3 所管課長等は,回答書を原則として受付の日から14日(国分寺市の休日に関する条例(平成元年条例第2号)第1条(国分寺市の休日)に規定する国分寺市の休日を除く。)以内に作成するものとする。ただし,特段の事情により当該期間内に回答書の作成が困難であると認めるときは,この限りでない。

4 所管課長等は,前項ただし書の規定により回答書の作成が遅延するときは,その旨を差出人に対し,その理由を明示して通知しなければならない。

(差出人への回答)

第5条 所管課長等は,前条の規定により回答書を作成したときは,速やかに文書又は電子メールにて当該差出人に送付するものとする。

2 前条及び前項の規定にかかわらず,所管課長等は,市長への手紙等の内容に応じ,差出人に直接対応することが適切であると認めるものについては,電話,面談等の方法により回答することができる。

(報告書の提出)

第6条 所管課長等は,前2条の規定により市長への手紙等の対応を行ったときは,その内容を報告書(様式第2号)により,政策法務担当課長に報告するものとする。

(進行管理)

第7条 政策法務担当課長は,市長への手紙等の対応状況について,回答書の作成の遅延等があると認めるときは,必要に応じて所管課長等に対し,説明又は資料の提出を求め,進捗状況を的確に把握し,積極的な進行管理を行うものとする。

(広報及び活用)

第8条 市長は,市長への手紙等の件数,傾向等を,毎年度1回,ホームページに掲載するものとする。

2 市長は,市長への手紙等のうち,市政に有益なものについては,市政への提言として,積極的に活用するものとする。

(委任)

第9条 この要綱に定めるもののほか必要な事項は,別に定める。

附 則

(施行期日)

1 この要綱は,決裁の日から施行する。

(経過措置)

2 この要綱の施行の日前に受け付けた市長への手紙等の取扱いについては,なお従前の例による。

附 則

この要綱は,平成28年4月1日から施行する。

様式 略

国分寺市市長への手紙等事務取扱要綱

平成26年7月1日 要綱第13号

(平成28年4月1日施行)