2　課長は，課の庶務を担当する係の係長又は担当係長(課に係長及び担当係長がともに置かれていないときは，課長とする。)の中から文書取扱担当者を指定する。

3　文書取扱担当者は，上司の命を受け，課における次の各号に掲げる事務に従事する。

2　収受文書に基づいて発する文書には，市，部及び所管課の頭文字並びに「収」の記号を付し，当該文書の収受番号を記入しなければならない。

3　発送文書には，市，部及び所管課の頭文字並びに「発」の記号を付し，当該文書の発送番号を記入しなければならない。

4　収受番号及び発送番号は，毎年4月1日に第1号から一連番号により付し，翌年3月31日に止める。

5　同一事案に属する往復文書は，完結するまで同一番号を用いなければならない。この場合において，文書を発するごとに「の2，の3」等の順位をつけるものとする。

2　総務課長は，前項の文書のうち次の各号に掲げる文書に応じて当該各号に掲げる帳票を作成するものとする。この場合において，あて名のあるものについてはあて名人の，あて名のないものについては所管課の文書取扱担当者の受領印をそれぞれの収受票に得なければならない。

3　文書取扱担当者は，配布を受けた文書が所管に属さないと認めるときは，直ちに，総務課長に回付しなければならない。

4　勤務時間外に到達した文書については，国分寺市当直警備員服務規程(昭和59年訓令第11号)の定めるところによる。

2　総務課長は，前項の文書に文書収受印を押し，文書管理カードA，B及びCを作成し，Aに文書取扱担当者の受領印を得て，Bを文書に添付しなければならない。この場合において，訴訟，異議申立て，配達証明等に関する文書で収受の日時が権利の得喪にかかわると認めるものについては，文書の収受印の下部に到着時刻を明記するものとする。

3　前項前段の場合において，当該文書が番号を付さない軽易なものであるときは，文書管理カードAへの受領印及びCの作成を省略することができる。

4　前3項の規定にかかわらず，第5条第1項各号に掲げる文書で所管課において直接受け付ける必要があるものについては，所管課長は，総務課長の承諾を得て，所管課において収受の事務を行うことができる。

2　前項の規定にかかわらず，収受文書に基づいて起案する場合で軽易なものについては，当該収受文書の余白を利用して行うことができる。

3　総務課長が特に認めた場合は，回議用紙に代えて別の様式を用いることができる。

4　起案文書には，必要に応じて，起案の理由及び事案の経過を明らかにする資料を添付しなければならない。

5　条例，規則，訓令，要綱等は，所管課において原案を作成し，所管部長を経て政策法務課長に送付しなければならない。

6　政策法務課長は，前項の送付を受けたときは，国分寺市条例等審査委員会規程(昭和40年訓令第11号)に定めるところにより国分寺市条例等審査委員会に諮り，政策法務課において処理しなければならない。

2　合議を受けたときは，合意又は不同意を速やかに決定するとともに，異議があるときは，所管部課長と協議し，協議が整わないときは，直ちに，上司の指示を受けなければならない。

3　合議の順序は，同一部内で他の課に関係するものは，関係課長の合議を経て所管部長へ，他の部課に関係するものは，所管部長を経て関係の多い部課へ合議するものとする。ただし，部長決裁事案について他の部課に関係するものは，所管課長を経て関係課長へ合議しなければならない。

2　起案文書で外部へ発送するもののうち，国分寺市公印規則(昭和42年規則第6号)第2条(定義)第3号に規定する公印管理者が総務課長である同規則別表第1に定める公印を押印するものは，総務課長の審査を受けなければならない。

3　文書取扱担当者及び総務課長は，審査の結果，軽微な修正にとどまるものは修正のうえ回議し，事案の本質的修正又は改案の必要があるものは，起案者に返付して，その旨を指示するものとする。

2　対内文書については，特に定めのあるものを除き，公印の押印を省略することができる。

2　文書の発送は，総務課長が行うものとし，第5条第3項に規定する発送文書を発送するときは，文書管理カードA及びCを作成するものとする。ただし，緊急を要する文書又は発送先が多数に及ぶ文書等については，所管課長が直接発送することができる。

2　前条第1項の規定により使送箱に投かんされた文書は，総務課長が文書使送票に所要事項を記入して使送しなければならない。

2　対内文書は，事案の性質により，市長名，副市長名，部長名又は課長名を用いるものとする。

3　対内文書は，職名のみを用い，氏名を省略することができる。

2　文書は，原則として，会計年度ごとに整理保管するものとする。

3　文書取扱担当者は，課において文書が常に整理され，その保管が適切に行われるように指導しなければならない。

2　前項の保管期間のうち完結した日の属する年度の翌年度の1年間は，保存期間に算入する。

2　所管課長は，前項の規定により作成された保存箱引継番号票(2部)及び保管文書が収納された文書保存箱を保管期間が満了した年度の翌年度の4月末日までに，総務課長へ引継ぐものとする。

3　総務課長は，前項の規定により引継ぎされた文書保存箱に保存年限ごとに一連番号(以下「整理番号」という。)を付し，当該整理番号を保存箱引継番号票に転記し，1部を所管課長へ返付するものとする。

4　前項の規定により保存箱引継番号票を返付された所管課長は，記入された整理番号をファイル基準表に転記し，その写しを総務課長に提出するものとする。

2　書庫の管理責任者は，総務課長とする。

2　貸出しを受ける者は，貸出カードに所要事項を記入し，貸出しを受ける文書のある位置に当該貸出カードを挿入するものとする。

3　前項の規定により貸し出された文書の返還に際しては，当該文書をもとの位置に戻した後所管課長に貸出カードを返還するものとする。

4　貸出期間は，1週間以内とする。ただし，やむを得ない理由により1週間以上にわたり貸出しを受けるときは，所管課長の承諾を得て貸出期間を延長することができる。

2　課長は，所管の保存文書の保存期間が満了したときは，1箇月以内にふるさと文化財課長及び必要に応じ関係課長と協議のうえ，当該保存文書を廃棄しなければならない。この場合において，ファイル基準表の所定欄に廃棄年月日を記入しなければならない。

3　総務課長は，保存文書が保存期間満了後1箇月を経過してなお書庫に存在する場合は，これを廃棄することができる。

4　廃棄の方法は，裁断，焼却又は溶解によるものとする。