(趣旨)

第1条　この規則は、住民基本台帳法(昭和42年法律第81号。以下「法」という。)第11条(国又は地方公共団体の機関の請求による住民基本台帳の一部の写しの閲覧)及び第11条の2(個人又は法人の申出による住民基本台帳の一部の写しの閲覧)に規定する住民基本台帳の一部の写しの閲覧(以下「閲覧」という。)に関し、法令に定めるもののほか、必要な事項を定めるものとする。

(閲覧台帳)

第2条　閲覧に供する住民基本台帳の一部の写し(以下「閲覧台帳」という。)は、法第11条第1項に規定する事項を磁気ディスク(これに準ずる方法により一定の事項を確実に記録しておくことができる物を含む。)をもって調製したものとし、電子計算機(入出力装置を含む。以下同じ。)を用いて閲覧に供するものとする。ただし、市長が特に必要と認めるときは、電子計算機を用いる方法以外の方法により閲覧に供することができる。

(公益性)

第3条　法第11条の2第1項第2号の公益性が高いと認められるものは、閲覧により知り得た事項(以下「閲覧事項」という。)を用いて行われる活動の成果が社会に還元されると認められる等特段の事情があるものとする。

(市長が定める閲覧)

第4条　法第11条の2第1項第3号に規定する市長が定めるものは、閲覧以外の方法によっては行うことができないもので、次に掲げるものとする。

(法第11条第1項の規定による閲覧の請求)

第5条　法第11条第1項の規定による閲覧を請求する者(以下「請求者」という。)は、法第11条第1項の規定による閲覧を請求しようとするときは、同条第2項に定める事項を明らかにした公文書又は住民基本台帳閲覧請求書(様式第1号)を市長に提出しなければならない。

(法第11条の2第1項の規定による閲覧の申出)

第6条　法第11条の2第1項の規定による閲覧を申し出る者(共同して閲覧を申し出る者(以下「共同申出者」という。)を含む。以下「申出者」という。)は、同項の規定による閲覧を申し出ようとするときは、住民基本台帳閲覧申出書(様式第2号。以下「閲覧申出書」という。)に申出者について別表に掲げる事項を誓約する誓約書、申出者が定めた閲覧事項その他個人情報の保護に関する規程の写し(以下「規程の写し」という。)及び次の各号の区分に応じて当該各号に定める書類を添付して市長に提出しなければならない。ただし、規程の写しを提出することができない場合で質問等により閲覧事項の取扱い(閲覧事項を収集し、保管し、及び利用することをいう。以下同じ。)について適切に行われていることを市長が確認できたときは、規程の写しを提出したものとみなす。

(申出時の本人確認)

第7条　市長は、前条第1項の規定により閲覧の申出があったときは、閲覧申出書を提出した者に対し、本人確認書類の提示又はその写しの提出を求め、その者が本人であることの確認を行うものとする。

(閲覧の決定)

第8条　市長は、第6条第1項の申出があったときは、その内容等を審査し、その結果を閲覧日の前日までに閲覧申出審査決定通知書(様式第5号)により当該申出者に通知するものとする。この場合において、当該申出に係る閲覧を許可するときは、法第11条の2第2項第3号に規定する閲覧者(以下「閲覧者」という。)に閲覧者照会書(様式第6号)を送付するものとする。

(閲覧者の変更等)

第9条　閲覧者が疾病等やむを得ない事情により閲覧することができないときは、申出者は、閲覧日の前日までに当該閲覧者の変更又は閲覧の中止について閲覧者変更等申出書(様式第7号)により市長に申し出なければならない。

(閲覧者の本人確認)

第10条　市長は、閲覧者に閲覧させるときは、次の各号の区分に応じて当該各号に掲げる方法により、その者が本人であることの確認を行うものとする。

(閲覧の拒否)

第11条　法第11条第1項又は法第11条の2第1項の規定にかかわらず、次の各号のいずれかに該当するときは、市長は、閲覧を拒むものとする。

(閲覧日時)

第12条　法第11条の2第1項の規定による閲覧において、閲覧することができる時間は、月曜日から金曜日まで(国分寺市の休日に関する条例(平成元年条例第2号)第1条(国分寺市の休日)第1項各号に規定する日を除く。)の午前又は午後を1単位として、午前は午前8時45分から午前11時45分までとし、午後は午後1時15分から午後4時15分までとする。ただし、市長が必要と認めるときは、これを変更することができる。

(閲覧場所)

第13条　閲覧は、市長が指定した場所において行う。

(閲覧における禁止行為)

第14条　閲覧者は、閲覧台帳の内容を記録するときは、住民基本台帳閲覧記入用紙(様式第8号。以下「記入用紙」という。)以外の用紙を使用してはならない。

(禁止行為に対する閲覧事項の管理)

第15条　市長は、閲覧者が前条第1項に定める記入用紙以外の用紙を用いて閲覧事項を記録しているときは、当該用紙のうち記録した部分を職員の立会いのもとで消去を閲覧者に命ずるものとする。

(記入用紙の提示)

第16条　閲覧台帳に記載されている内容を記録した閲覧者は、閲覧を終了したときは、当該記録した記入用紙を市長に提示しなければならない。

(閲覧の中止)

第17条　市長は閲覧の請求又は申出に応じた場合において、当該請求又は申出について偽りその他不正の手段で行われたことが判明したとき、閲覧者が市長の指示に従わないときその他閲覧を拒むに足りる相当な理由があると認められるときは、閲覧の途中であっても閲覧を中止させることができる。

(簡易裁判所への通知)

第18条　市長は、請求者、申出者又は閲覧者が第11条第2号に該当することが明らかになったときは、速やかに簡易裁判所に通知しなければならない。

(調査等)

第19条　市長は、必要があると認めるときは、閲覧により知り得た情報の収集、保管、管理及び利用について当該請求者、申出者、閲覧者等から事情を聴き、又は当該請求者、申出者、閲覧者等に対し調査を行い、報告をさせる等必要な措置を講ずることができる。

(閲覧状況の公表)

第20条　市長は、閲覧の状況について、毎年9月に法第11条第3項及び第11条の2第12項に基づき公表を行うものとする。

(委任)

第21条　この規則に定めるもののほか必要な事項は、別に定める。