2　この要綱において「その他市長宛の文書」とは、市長への手紙以外の市長宛の文書、ファクシミリ、電子メール、電話等による市民からの市政に対する意見等のうち、市長への手紙と同様に取り扱うことが適当と認められるものをいう。

2　政策部政策法務担当課長(以下「政策法務担当課長」という。)は、前項の規定により受け付けた市長への手紙等を速やかに市長に回付するものとする。ただし、回付を要しないものとして市長が別に定める基準に該当するものは、この限りでない。

3　政策法務担当課長は、市長への手紙等の内容に関係する部署の課長又は課長相当職にある者(以下「課長等」という。)と協議の上、対応する部署(以下「所管課」という。)を決定するものとする。

4　政策法務担当課長は、前項の規定により所管課を決定したときは、その旨を当該所管課の課長等(以下「所管課長等」という。)に通知するものとする。

2　所管課長等は、回答書の作成に当たっては、次に掲げる事項を遵守するものとする。

3　所管課長等は、回答書を受付の日の翌日から起算して14日(国分寺市の休日に関する条例(平成元年条例第2号)第1条(国分寺市の休日)に規定する国分寺市の休日を除く。)以内に作成するものとする。ただし、次に掲げる場合であって、当該期間内に回答書の作成が困難であるときは、この限りでない。

4　所管課長等は、前項ただし書の規定により回答書の作成が遅延するときは、その旨を差出人に対し、その理由を明示して連絡しなければならない。

2　前条及び前項の規定にかかわらず、所管課長等は、市長への手紙等の内容に応じ、差出人に直接対応することが適切であると認めるものについては、電話、面談等の方法により回答することができる。

2　市長は、市長への手紙等のうち、市政に有益なものについては、市政への提言として、積極的に活用するものとする。

(施行期日)

1　この要綱は、決裁の日から施行する。

(経過措置)

2　この要綱の施行の日前に受け付けた市長への手紙等の取扱いについては、なお従前の例による。

この要綱は、平成28年4月1日から施行する。

この要綱は、令和2年4月1日から施行する。

この要綱は、決裁の日から施行する。