○ファイリング・システム実施要綱
平成元年1月21日
要綱第1号
(趣旨)
第1条 この要綱は、ファイリング・システムの実施について必要な事項を定めるものとする。
(1) 完結文書 文書上の事務処理が完結したものをいう。
(2) 未完結文書 文書上の事務処理が完結に至らないものをいう。
(3) 保管文書 主管課事務室内のファイリング・キャビネット(A4サイズの文書を収納することができる棚を3段以上備えたものをいう。以下「キャビネット」という。)その他の保管庫に収納しておく文書をいう。
(4) 保存文書 主管課事務室以外の書庫等におく文書をいう。
(5) 移換え キャビネットの上2段又は上3段に収納している現年又は現年度の文書をキャビネットの下1段に移すことをいう。
(6) 引継ぎ キャビネットの下1段又は保管庫に収納している前年又は前年度の文書を保存箱に入れて、政策部情報管理課に引き継ぎ、書庫等に置き換えることをいう。
(7) 課外持出し 主管課以外の職員に文書を貸出し(閲覧、複写等を含む。以下同じ。)することをいう。
(ファイル責任者)
第3条 ファイリング・システムを実施する課にファイル責任者1人を置く。
2 ファイル責任者は、文書管理責任者をもって充てる。
3 ファイル責任者は、上司の命を受け、その課におけるファイリング・システムの適正な運営と機能の向上に努め、かつ、次の職務を行う。
(1) ファイル管理簿に関すること。
(2) 移換え及び引継ぎの実施及び指導に関すること。
(3) 保管文書及び保存文書の課外持出し等に関すること。
(4) その他ファイリング・システムの管理及び指導に関すること。
(ファイル担当者)
第4条 ファイリング・システムを実施する課にファイル担当者を置く。
2 ファイル担当者は、文書取扱担当者をもって充てる。
3 ファイル担当者は、ファイル責任者の指導のもとに次の職務を行う。
(1) 主管課の職員に対するファイリング・システムの指導に関すること。
(2) 移換え及び引継ぎの実施に関すること。
(3) キャビネット及び保管庫の文書の整理整頓に関すること。
(4) その他ファイリング・システムの維持管理について、ファイル責任者の補助を行うこと。
(システムの調査及び指導)
第5条 政策部情報管理課長は、各課のファイリング・システムの状況について随時調査し、報告を求め、又は助言等を与え、ファイリング・システムが適正に運営されるように指導しなければならない。
(保管用具及びファイリング用品)
第6条 保管文書は、原則として、キャビネットに収納し、次に掲げるファイル用品によって整理するものとする。
(1) 第1ガイド及び第2ガイド
(2) 個別フォルダー
(3) ガイドラベル及びフォルダーラベル
(4) その他ファイリング・システムに必要な用具等
(保管単位)
第7条 保管文書は、原則として、課単位に保管するものとする。
2 キャビネットは、原則として、各課ごとに一定の場所に集中配置するものとし、その配列順序は向かって左から、引出しの順序は上から順次数えるものとする。
(ファイル管理簿)
第8条 ファイル責任者は、保管文書及び保存文書を管理するため、ファイルの配列、移換え、引継ぎ及び保存年限等を記入したファイル管理簿(様式第1号。以下「ファイル管理簿」という。)を作成し、記載事項の追加及び変更があった場合は、その都度修正しなければならない。
2 ファイル管理簿は、毎年会計年度初めに作成し、政策部情報管理課長に送付するものとする。
(文書の整理及び保管)
第9条 文書は、執務中を除き、自己の手元に保管してはならない。
2 事務担当者は、文書が完結したときは、直ちにファイル管理簿に定める分類項目に従って、原則として、個別フォルダーに整理し、現年又は現年度の文書にあってはキャビネットの上2段又は上3段に、前年又は前年度の文書にあっては下1段に収納し、保管するものとする。
3 キャビネット内においては、同種の個別フォルダーのまとまりに対しては第2ガイドを、同種の第2ガイドのまとまりに対しては第1ガイドを備え、迅速、かつ、正確な個別フォルダーの検索を可能にしておかなければならない。
4 未完結文書は、退庁時にキャビネットの定められた位置に収納しなければならない。
5 キャビネットに保管することが適当でないと認められる文書は、当該文書の保管に適したキャビネット又は保管庫に保管することができる。この場合において、所在確認票(様式第2号)に個別フォルダーの標題と所在を明記し、キャビネットに備えておかなければならない。
(継続文書)
第10条 前年又は前年度に完結した文書であっても、主管課において常時利用する必要があるものは、継続文書としてキャビネット内の現年又は現年度の文書を収納する場所に収納することができる。
2 前前年又は前前年度以前に完結した文書であっても、主管課において常時使用する必要があるものは、継続文書としてキャビネット内の前年又は前年度の文書を収納している場所に収納することができる。
(文書の課外持出し)
第11条 ファイル責任者は、職員が公務のために文書を使用する必要があると認めるときは、課外持出しをすることができる。
2 課外持出しを受けようとする者は、その旨を主管課のファイル責任者に申し出なければならない。
3 前項に規定する申出を受けたファイル責任者は、課外持出しをするときは、当該申出に係る文書の使用の目的その他の必要な事項を当該申出をした者に確認しなければならない。
(移換え)
第12条 移換えは、毎年会計年度の初めに行う。
(引継ぎ)
第13条 引継ぎは、毎年会計年度の初めに行う。
2 引継ぎは、上司の命を受け、ファイル責任者及びファイル担当者の指導のもとに行うものとする。
3 引継ぎの保存箱は、保存年限別に整理し、次の各号に掲げる事項を表示するとともに、ファイル管理簿にその保存箱番号を記入しておかなければならない。
(1) 廃棄予定年月日
(2) 主管課名
(3) 保存箱番号
(文書の保存)
第14条 保存文書は、指定された場所に課を単位として、適正に保存しなければならない。
(文書の廃棄)
第15条 完結文書が保存年限を経過したときは、主管課において廃棄しなければならない。
2 ファイル責任者は、前項の規定により完結文書を廃棄したときは、ファイル管理簿に、当該廃棄した完結文書の廃棄年月日を記入しなければならない。
(文書管理規程の適用)
第16条 ファイリング・システムの実施に関し必要な事項は、この要綱に定めるもののほか、国分寺市文書管理規程(平成元年訓令第3号)の定めるところによる。
附則
この要綱は、決裁の日から施行する。
附則
この要綱は、平成9年10月1日から施行する。
附則
この要綱は、平成26年4月1日から施行する。
附則
この要綱は、決裁の日から施行する。
様式 略